الموقع الرسمي للدكتور نزار كمال حيث يهتم بالتنمية البشرية وتطوير الذات لأنها مسئولة عن امداد الشخص بالمعرفة إلى تطوير ذاته وتنمية مهاراته وقدراته

برنامج ادارة الإجتماعات الحكومية | دكتور نزار كمال غرفة تجارة وصناعة أبوظبي

- Advertisement -

برنامج ادارة الإجتماعات الحكومية | دكتور نزار كمال غرفة تجارة وصناعة أبوظبي كان من افضل البرامج الإبداعية والمتخصصة لأنه كان من أهم التحديات التي واجهتني أثناء عملي بالتدريب والإستشارات بدولة الإمارات العربية المتحدة.

برنامج ادارة الإجتماعات الحكومية

لأن من المعروف أن مناقصات التدريب بدولة الإمارات تخضع لضوابط شديدة ومنافسات بين أكثر من تسعة آلاف مركز تدريب متخصص بدولة الإمارات

وحيث كانت غرفة تجارة وصناعة أبوظبي / دولة الإمارات العربية المتحدة من أهم العملاء فقد كان لها منهجية في التقييم واعتماد مراكز التدريب وكذلك قائمة محددة من المدربين الذين لا يقبلون التدريب إلا من خلالهم.
وقد كنت بفضل من الله من هذه القائمة القصيرة وكان هذا التحدي الأكبر لبرنامج إدارة الإجتماعات للسادة مساعدي رؤساء القطاعات بغرفة تجارة وصناعة أبوظبي

وحيث أن الغرفة هي المسئولة عن ادارة واحدة من أهم جوائز التميز الحكومي بدولة الإمارات العربية المتحدة وهي جائزة الشيخ خليفة للإمتياز

برنامج ادارة الإجتماعات الحكومية

غرفة تجارة وصناعة أبوظبي

استمر البرنامج التدريبي لمدة خمسة أيام تدريبية وكان يتحتم علي أن اسافر بالسيارة لمسافة تتجاوز المئتي كيلو متر يومياً ذهاباً وإياباً لإنشغالي بأعمال استشارية مسائية بإمارة أبوظبي،

ولن أنس أنه في اليوم الثالث من التدريب وقد اشتد بي التعب والإرهاق أثناء قيادتي للسيارة وأثناء ذلك لم أعي بنفسي إلا وسيارتي تهتز اهتزازاً شديداً وهي تسير على سرعة مائة وأربعون كيلو متر في الساعة،

وإذا بي وقد نعست أثناء قيادتي للسيارة ولم انتبه إلا وفواصل الطريق المزروعة بين حارات السير للسيارات وهي تنبهني وهنا تنبهت لخاطرة إدارية رائعة.
أن الهيئة الإتحادية للمواصلات البرية والبحرية – وقد كان لي معها العديد من الإستشارات التدريبية – قامت بعمل بحوث مرورية بهدف تقليل حوادث السيارات

ومنها العمل على تقليل حوادث السيارات وتقليل الوفيات بسبب النعاس أثناء القيادة ولهذا فقد تغاضوا عن عمليات تخطيط الطرق السريعة باللون الأبيض وقاموا بوضع علامات الطريق البارزة (العين السحرية) التي تجبرك على الإنتباه إذا تجاوزتها وانت نائم.


فشكراً للإدارة الحكيمة للتميز بدولة الإمارات العربية المتحدة.

وقد كان موضوع البرنامج برنامج ادارة الإجتماعات الحكومية عن الإجتماعات الرئيسية للإدارة العليا واعضاء مجلس الإدارة بالنسبة لغرفة تجارة وصناعة أبوظبي وتناولنا فيه

أهمية الاجتماعات:-

تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية ، وتأتي أهميتها كما أشار كل من العثيمين ، والسيد وآخرون ، في دورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات، حيث يمكن من خلالها تحقيق الأمور التالية:-

  1. 1- التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة ، وذلك من خلال تنوع خبرات وتخصصات الأعضاء ونقاشاتهم البناءة القائمة على المشورة وتبادل الرأي.
  2. التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس القرارات الفردية التي تعتمد على قدرات شخصية وتتسم أحيانا بالتحيز والمصالح الشخصية.
  3.  التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع المنظمات الأخرى.
  4. إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة (التدريب).
  5. إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين ، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين.
  6. رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات.

المراحل الرئيسية لعملية إدارة الاجتماعات:-

لكي تحقق الاجتماعات أهدافها المرجوة ، فلا بد من العمل على إدارتها بطريقة فعالة ، ويشير كل من كينان والسيد وآخرون ،إلى أن عملية إدارة الاجتماعات تنقسم إلى ثلاث مراحل أساسية هي:- :

  • المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع.
  • المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع.
  • المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد.

ولأهمية كل مرحلة من هذه المراحل ، واشتمال كل منها على عدد من الخطوات والأدوار الرئيسية ، فإننا سوف نتطرق لكل منها بشيء من التفصيل.


المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع:-

تسبق هذه المرحلة عقد الاجتماع ، ويجب فيها الاهتمام بعدة أمور أو خطوات أشار إلى عدد منها كل من العثيمين ، كينان ، وذكرها السيد وآخرون وتلك الأمور أو الخطوات هي:-

  1. تحديد الهدف من الاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع).

    1. يبين كينان إن الاجتماعات تستغرق وقتا وجهدا كبيرا ، ولكن مع “ذلك يدعو البعض إلى عقد اجتماع لأنهم لم يفكروا في البدائل المناسبة التي يمكن أن تعطي النتائج ذاتها” أو لأنهم يرون إن جمع الأشخاص معا يمكن أن يكون عنصر راحة نفسية وأسلوبا معتادا في معالجة الأمور وتجنب تحمل المسؤولية الشخصية.
    2. ومع تحديد الأهداف يجب إن يتم صياغة الأهداف قبل عقد الاجتماع وأن تكون معروفة للجميع وإن تخاطب هـذه الأهداف المشاركين بكلـمات محددة، وإن يحـتاج لكل عـضو للإسهام فيها.
    3. ويوضح السيد ، وآخرون وجود عدة أهداف للاجتماعات مثل:طرح بعض المعلومات أو تبادل الأفكار والآراء بشأن موضوعات محددة أو العمل على القيام ببعض التغييرات في طرق وأساليب العمل
    4. أو مناقشة بعض السياسات أو إعداد بعض التقارير حول موضوع معين أو توضيح بعض الأمور المرتبطة بالعمل أو الأفراد ، أو الحصول على تأييد بعض الأفراد لبعض الأفكار والمقترحات … الخ ،
    5. ويؤكد كلا الكاتبين السابقين على أهمية أن يفكر المدير مسبقا قبل الاجتماع ويسأل نفسه عن الغرض أو الهدف منه ؟ هل هو أنسب وسيلة لتحقيق الهدف ؟.
  2. تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع 🙁 المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من ينيبه).

    1. يجب على المدير المسئول أن يفكر في تحديد ما إذا كان سوف يرأس الاجتماع بنفسه أم سوف ينيب شخصاً آخر عنه ، وفي كلا الحالتين يجب عليه كما أشار كينان أن يتذكر أنه كلما قل عدد المشاركين كلما كان أفضل ،
    2. وان يتأكد كما أوضح السيد ، وآخرون من توافر عدة شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمها ما يلي:-

        • ‌أ) أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع.
        • ‌ب) أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع.
        • ‌ج) أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع.
        • ‌د) أن يكون قادرا على العمل الجماعي التشاركي.
        • ‌ه) أن يكون من النوع الديمقراطي الذي لا يفرض رأيه على الآخرين.
        • ‌و) أن يكون قوي الشخصية لا من النوع الذي الخجول الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين.

ويضاف إلى الشروط السابقة بالنسبة للمدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من يكلفه برئاسة الاجتماع ،

  • أن يلم بخطوات ومبادئ إدارة الاجتماعات وأن يكون فعالاً ،
  • والرئيس الفعال هو الذي يبني علاقته مع بقية الأعضاء على التعاون والثقة والمساواة في إعطاء الفرص لجميع الأعضاء بحيث يتيح لكل عضو أن يعبر عن آرائه وأفكاره بحرية “
  • وتفيد هذه الخطوة السابقة كما أشار السيد ، وآخرون في عدة أمور أهمها : إرسال الدعوات والمعلومات للمدعوين للاجتماع قبل عقده بوقت كافي وبذلك يتمكنون من التحضير للاجتماع بشكل جيد ،
  • اختيار وترتيب مكان الاجتماع.

    • 3- إعداد جدول أعمال الاجتماع : ( رئيس الاجتماع والسكرتير).

        • لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جدا في إنجاح الاجتماع ، ونظرا لذلك فإن يؤكد على ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع 
        • بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل يبقي الجميع في مسار معين وتمنع استغراق اقل المواضيع أهمية بمعظم وقت الاجتماع
        • كما يبين أن نقاط جدول الأعمال المثالي هي :

          • الهدف من الاجتماع وتاريخه ومدته ومكان حدوثه ، وأسماء المشاركين فيه ، ومواضيع المناقشة الروتينية ، ومواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل ، وأي أعمال أخرى تستجد.

كما يؤكد السيد ، وآخرون على أهمية ترتيب الموضوعات في تناولها وفقا لأهميتها النسبية ، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ( إن أمكن ذلك ) ،

وعلى مراعاة القواعد التالية عند إعداد جدول أعمال الاجتماع.

    • ‌أ) الاقتصار على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع.
    • ‌ب) مراعاة ما يعرفه الأفراد المشاركين عن الموضوعات المطروحة للنقاش.
    • ‌ج) العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان ( تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين.
    • ‌د) اختيار الوقت الملائم لعقد الاجتماع ( 9-12 ظهراًحسبما تشير الدراسات ، أو2-5 بعد الظهر شريطة تناول غذاء خفيف).

    • 4- اختيار وتنظيم قاعة الاجتماع بشكل مناسب وتحت إشراف مباشر من رئيس الاجتماع.

        • فنجاح الاجتماعات يتطلب توافر عدد من العوامل المهمة في مكان الاجتماع ، ومن تلك العوامل كما أشار كل من كينان ، السيد هي : مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين
        • ومناسبة ترتيب مائدة ومقاعد الاجتماعات ،و توافر كافة الأجهزة والأدوات اللازمة لعرض الموضوعات ، توافر درجة الإضاءة والتهوية والحرارة الملائمة
        • خطة وبطاقات تحدد أماكن جلوس المشاركين حسب الاهمية.
        • بخصوص شكل الاجتماع يشير السيد إلى أن ذلك يعتمد إلى حد كبير على الهدف من الاجتماع
        • وان انسب شكلين هما الشكل الدائري والبيضاوي حيث يتيحان اكبر قدر من التفاعل بين المجتمعين.

    • 5- إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس).

        • ويراعي أن يكون ذلك قبل موعد عقد الاجتماع بوقت كاف ، وان يرفق بها جدول أعمال الاجتماع.

 

artemisbetrestbetlimanbettipobetrulet nasıl oynanırbetperinterbahis girişcasino siteleri
bahis forumuimajbetcasino sitelerihttps://canlicasino.me/https://pokerfifa.me/